STATUTEN VAN DE FAMILIEVERENIGING

 

 

1.     We zijn een familievereniging. Dit heeft voor gevolg dat men lid kan worden als men over *van* Meirhaeghe DNA beschikt. Indien er daarover onzekerheid bestaat kan een onderzoek gebeuren via de stamboomdata op de website. Aanverwanten in de eerste graad aan deze DNA-dragers kunnen ook lid worden. Personen met uitzonderlijke verdiensten voor de familievereniging  kunnen na beslissing door het bestuur eveneens het lidmaatschap verwerven.

 

2.     De naam van de vereniging is Familievereniging *van* Meirhaeghe. De stichtingsdatum is 1/3/2014. De zetel van de vereniging bevindt zich op het adres van de voorzitter, Adelwijn Meirhaeghe, Toleindestraat 172,  Beervelde ,(Lochristi).

3.     We streven naar een open vereniging. Dit betekent dat we geen onderscheid maken op grond van geslacht, godsdienstige of politieke overtuiging, seksuele geaardheid, afkomst, nationaliteit, filosofische strekking, beroep, strafblad, verleden of enige andere onderscheidende factor. 

4.     Onze openheid houdt tevens in dat we streven naar samenwerking met andere familieverenigingen, organisaties en niet verwante personen.

5.     Ons juridisch statuut is feitelijke vereniging. Daarom worden steeds de nodige verzekeringen afgesloten voor activiteiten die georganiseerd worden door de vereniging zodat de leden desgevallend niet persoonlijk aansprakelijk kunnen worden gesteld.

6.     Onze algemene doelstellingen zijn: alle DNA-dragers en hun naaste aanverwanten verenigen, hen informeren over de geschiedenis en het huidig wedervaren van de familie, hun lichamelijk en geestelijk welzijn bevorderen  en hun onderlinge contacten optimaliseren.

7.     Qua lidmaatschap zijn er 3 mogelijkheden. Het gewoon lidmaatschap is gratis. Een steunend lid maakt jaarlijks een vrij te bepalen bedrag over, naar “eigen godsvrucht en vermogen”. Een erelid draagt jaarlijks minstens 25 euro bij.

8.     De vereniging zal zich inspannen om korting te bekomen voor de steunende leden bij aankoop van producten uitgegeven door de vereniging zoals tartan, publicaties, postzegels, pralines, enzovoort. Zij krijgen ook reductie bij betalende evenementen zoals familiefeesten, uitstappen, fietstochten.

9.     Het bestuur bestaat uit de erevoorzitter/stambewaarder, de voorzitter, de ondervoorzitter, de verantwoordelijke beleid, de verantwoordelijke genealogisch onderzoek, de verantwoordelijke digitale stamboom, de verantwoordelijke  ledenwerking, de verantwoordelijke digitalisering, de secretaris, de schatbewaarder (penningmeester), de webmaster en andere functies die nog ad hoc door het bestuur kunnen ingevoerd worden. Alle functies staan open voor mannen en vrouwen.

10.     Er wordt naar gestreefd om zoveel mogelijk familietakken (zie de grafiek van Herman  met de 7 stamlijnen) in het bestuur te vertegenwoordigen.

11.     Een bestuursfunctie geldt 3 jaar. Een bestuurslid dat voortijdig ontslag wil nemen dient dit te doen via een mededeling aan de voorzitter.      

12.     Er zijn minstens 2 bestuursvergaderingen per jaar. Op deze vergaderingen wordt telkens een “update” van de genealogie voorgelegd.

13.     Elk jaar is er 1 ledenvergadering toegankelijk voor alle leden. Daarop stelt het bestuur het voorbije werkingsjaar en de plannen voor het komende jaar voor. Daarna kan ieder lid vragen stellen en opmerkingen maken. Deze vergadering wordt besloten met een receptie aangeboden via de familiekas.

14.     Op de open ledenvergadering worden door de voorzitter desgevallend voorstellen gedaan om bestuursleden die hun driejarig mandaat volbracht hebben terug aan te stellen of te vervangen.

15.     Herman Meirhaeghe wordt voor het leven aangesteld als erevoorzitter/ stambewaarder. Hij is immers de “eerste beweger”. Zonder hem zouden er zeker en vast  veel *van* Meirhaeghes zijn, maar ze zouden elkaar nauwelijks kennen.

16.     De voorzitter roept de bestuursvergaderingen samen en leidt ze. Hij stelt de agenda op, start de agendapunten en sluit ze af. Hij besluit tot stemming bij verdeeldheid. Hij doet het algemeen bestuur en leidt de contacten met andere groeperingen.

17.     Bij stemming is een driekwart meerderheid van de op die datum in functie zijnde bestuursleden nodig om voorstellen goed te keuren.

18.     De ondervoorzitter staat de voorzitter bij in zijn taken. Hij vervangt hem bij afwezigheid.

19.     De verantwoordelijke beleid legt de grote beleidslijnen van de vereniging vast. Hij legt jaarlijks zijn beleidsvoorstel ter goedkeuring aan het bestuur voor.

20.     De verantwoordelijke ledenwerking verzorgt het contact met de leden. Hij legt ledenlijsten aan met de geassocieerde data, werft nieuwe leden, zorgt voor verdere contacten.

21.     De verantwoordelijke digitale stamboom zorgt voor het invoeren, bewaren, opzoeken en aanpassen van alle genealogische data in digitale vorm.

22.     De verantwoordelijke digitalisering zorgt voor de omzetting van historische analoge data naar digitale codering. Dit gaat over vroegere publicaties (bijvoorbeeld het werk van Herman), vroegere mediagegevens (film, foto’s, geluid…) enz.

23.     De verantwoordelijke genealogisch onderzoek doet research, op aanvraag van een verenigingslid en als voortzetting van Herman’s levenswerk. 

24.     De secretaris doet het administratieve werk. Hij verzendt de mails, helpt bij het gereedmaken van teksten, publicaties, enz.

25.     De schatbewaarder beheert de financiële zaken. Hij heeft volmacht over de bankrekening van de vereniging. Jaarlijks geeft hij een overzicht van de financiële toestand op de eerste bestuursvergadering van het jaar.

26.     De webmaster beheert de website.

27.     Een bestuurslid kan verschillende bestuursfuncties cumuleren (bvb. voorzitter  en webmaster). Er kan ook iemand ad interim aangesteld worden bij een dringende vacature in het bestuur.

28.     De financiële middelen zullen niet dienen tot een accumulatie van vermogen. Ze dienen om de doelstellingen van de vereniging te realiseren.

29.     De financiële middelen kunnen als subsidies uitgegeven worden. Dit kan voor het steunen van  publicaties, digitale middelen enz. Aanvragen daartoe dienen aan het bestuur gericht te worden en daar te worden goedgekeurd.

30.     Met de financiële middelen kunnen projecten gesteund worden. Daartoe dient een uitgebreid projectvoorstel ingediend te worden bij het bestuur. Een project is uitgebreider dan een gewone subsidieaanvraag. Een voorbeeld : “Onderzoek van de Duitse familietak “ (zie Herman’s tekst over heksen en ketters). Het voorstel omvat een motivering, kostenraming en de te bereiken resultaten.

31.     Verzekeringen worden “ad hoc”  dus per afzonderlijk “event” afgesloten. 

32.     Alle leden hebben toegang tot de website. Bepaalde delen ervan kunnen enkel toegankelijk gemaakt worden voor steunende leden. Niet-leden kunnen toegang krijgen tot beperkte data op de webstek.

33.     Op de bestuursvergadering van 18 januari 2015 werden volgende bestuursleden met unanimiteit van stemmen verkozen:

           Erevoorzitter/Stambewaarder: Herman Meirhaeghe

           Voorzitter: Adelwijn Meirhaeghe

           Ondervoorzitter: Roland VanMeirhaeghe

           Beleid: Roland VanMeirhaeghe

          Ledenwerking: Riko Van Meirhaeghe

          Digitale stamboom: Lucien Van Meirhaeghe

          Digitalisering: Lucien Van Meirhaeghe

          Genealogisch Onderzoek : Herman Meirhaeghe

          Secretaris : te begeven

          Schatbewaarder : te begeven

          Webmaster: Adelwijn Meirhaeghe

 34.     Het driejarig mandaat van dit bestuur vangt aan op voormelde datum van 18 januari 2015. Dit houdt in dat op de open ledenvergadering in 2018 de samenstelling van het bestuur geactualiseerd moet worden.